Kontakte – Rollen vergeben
Einem Kontakt können Sie verschiedene Rollen zuweisen, um zu festzulegen, um welche Art Kontakt es sich handelt. Zur Auswahl stehen hierbei Anbieter, Interessent, Zubringer oder Sonstiges. Bei der Neuanlage eines Kontaktes muss mindestens eine Rolle ausgewählt werden. Zur Neuanlage sowie zum Anpassen gelangen Sie über die Kachel oder über das Menü zum Bereich Kontakte | Kontaktneuanlage.
Zu jeder Rolle gibt es zusätzliche Felder, die ausgefüllt werden können und die nur angezeigt werden, wenn die entsprechende Rolle ausgewählt wurde. So kann beispielsweise die statistische Erfassung der Zubringung filialgenau zugeordnet werden. Die Änderungen schließen Sie ab, indem Sie auf den Button Speichern klicken.
Achtung
Das Entfernen von Rollen ist nur möglich, wenn der betreffende Kontakt nicht mit dieser Rolle bei einem Objekt hinterlegt ist.
Die Rolle eines Kontaktes beeinflusst, für welche Prozesse er zur Verfügung steht. Wird in einer Vorlage beispielsweise ein Interessent erwartet, können nur Kontakte hinzugefügt werden, die auch die entsprechende Rolle Interessent besitzen. Sollten Sie einmal einen Kontakt bei der Kontaktsuche für eine Dokumentenerstellung nicht finden können, prüfen Sie zuerst die Rollen der gewünschten Person.
Der Punkt Klassifikation ermöglicht Ihnen, bei dem Kontakt weitere Informationen zu hinterlegen. Diese Klassifikationsmerkmale werden in der Verwaltung im Bereich Kataloge gepflegt. Dort besteht auch die Möglichkeit, für die einzelnen Klassifikationsmerkmalen eine Löschsperre zu hinterlegen, so dass ein Kontakt mit entsprechender Klassifikation nicht in den Kontaktlöschlauf rutscht.