Mithilfe der neuen Dokumentenakte können Dokumente wie z. B. Flurkarten, Grundrisse oder Legitimationsdokumente übersichtlich in konfigurierbaren Ordnern abgelegt werden.
Wie richte ich die "Dokumentenakte" ein?
Die Konfiguration der Ordner erfolgt über den Menüpunkt "Dokumentenakte" unterhalb des Bereichs "Verwaltung".
Voraussetzung dafür ist, dass Benutzer das Verwaltungsrecht "Konfigurieren" besitzen.
Auch die Anzeige des Menüpunkts bleibt daher nur Fachadministratoren vorbehalten, sodass der Menüpunkt für alle weiteren Benutzer nicht sichtbar ist.
Mithilfe der Dokumentenakte können Fachadministratoren somit eine einheitliche Dokumentenstruktur für die gesamte Vertriebseinheit anlegen.
Standardordner und neue/individuelle Ordner
Für die schnellstmögliche Arbeit mit der Dokumentenakte wurden die wichtigen Kontaktordner „Legitimationsdokumente“, „Einwilligungserklärungen“ und „Verträge“ bereits in FIO hinterlegt.
Ebenfalls vorab angelegt wurde der Objektordner „Objektunterlagen“.
Die Erstellung weiterer Dokumentenordner ist über das Plus-Symbol "Hinzufügen", nach Aufrufen des Menüpunkts "Dokumentenakte" zu tätigen.
Hierbei werden Objekt- und Kontaktordner separat angelegt.
Bei der Neuanlage ist zunächst der gewünschte Ordnername in das Freitextfeld einzutragen.
Zuordnung von Dokumententypen zum Ordner
Im nächsten Schritt können ein oder mehrere zutreffende Dokumententypen zur Definition des Ordners ausgewählt werden.
Hierbei stehen alle in FIO abbildbaren Dokumententypen zur Verfügung.
Die Zuordnung der Dokumententypen pro Ordner führt beim Hochladen der entsprechenden Dateien außerdem zu einer automatischen Ablage in die entsprechenden Ordner.
Der Anwender muss somit im Nachgang keine manuelle Zuordnung der Dateien in die passenden Ordner vornehmen.
Anlage von Unterordnern
Nach der Anlage eines Ordners können für den Ordner zugehörige Unterordner erstellt werden. Pro Unterordner sind dabei bis zu zwei Unterebenen möglich.
Überdies können alle angelegten Ordner selbstverständlich erneut bearbeitet oder auch wieder gelöscht werden.
Hinweis: Das Löschen eines Ordners ist nur möglich, wenn diesen keine weiteren Unterorder und Dateien zugeordnet sind. Ist dies Der Fall wird die Löschoption als Option angeboten.
Die Entfernung von Ordnern ist zudem Fachadministratoren vorbehalten. Ordner können daher weder innerhalb von Objekten noch innerhalb von Kontakten gelöscht werden.
Verwendung der Ordner im Kontakt und Objekt
Nach der Ordneranlage stehen diese für alle Kontakte (Kontaktordner) und alle Objekte (Objektordner) zur Verfügung.
Nun können sowohl bereits hinterlegte Dateien in die neu angelegten Ordner verschoben werden als auch neue Dateien bequem hochgeladen und mit wenigen Klicks den passenden Dokumentordnern zugeordnet werden.
Wechsel zwischen Ordneransicht (neu) und Listenansicht (bisherige Ansicht)
Innerhalb der Dateiübersicht kann außerdem zwischen zwei Ansichten gewechselt werden.
- Die Ordneransicht:
- Beinhaltet alle angelegten Ordner inkl. der zugehörigen Dateien sowie Dateien, welche noch keinen Ordnern zugeordnet wurden.
- Die Listenansicht
- Beinhaltet hingegen lediglich alle noch nicht zugeordneten Dateien.
- Diese können somit schnell und einfach gefunden und in die passenden Ordner verschoben werden.
Ordneransicht
Listenansicht
Filterung und Sortierung
Des Weiteren gibt es die Möglichkeit in der Ordneransicht und Listenansicht ein Sortierung und Filterung auf die Ordner und Dateien vorzunehmen.
Sortierung Ordneransicht Objekte
Filter Ordneransicht Objekt
Dateien verschieben und verknüpfen
Mit der Dokumentenakte haben Sie die Möglichkeit Dateien zu verschieben und Dateiverknüpfungen in andere Ordner zu erstellen.
Dateiverknüpfung erstellen:
Verknüpfen einer Datei in einem abweichenden Dokumentenordner
Dateien verschieben:
Verschieben einer Datei in einen Dokumentenordner
Massenaktionen
Des Weiteren kann über den Auswahlmodus auch eine Massenverschiebung und eine Verknüpfung von mehreren Dateien durchgeführt werden.
Auch das Bearbeiten, Löschen, Herunterladen von Dateien stehen selbstverständlich in beiden Ansichten zur Verfügung.
Hierbei kann außerdem wie gewohnt der Auswahlmodus für eine Mehrfachauswahl genutzt werden.